ARTIKEL 30 FORTEGNELSE

Den dataansvarlige

Navn

Læge Ulla Lindberg

CVR-nummer

33632630

Adresse

Skt. Anne Plads 4, 1. sal, 5000 Odense C

Telefonnummer

66128365

E-mail adresse

Hjemmeside

www.ullalindberg.dk

Dato

14.03.2024

Behandlingen af personoplysninger

Behandlingens betegnelse

Indsamling, opbevaring, behandling og videregivelse af personoplysninger om patienter

Formålene med behandlingen

Hovedformålet med behandlingen af helbredsoplysninger er at muliggøre behandling af patienter. For at muliggøre patientbehandlingen, er det nødvendigt at der videregives helbredsoplysninger til forskellige aktører i sundhedssektoren, herunder til afregningsformål.

Patientoplysninger behandles også til f.eks. forskning og kvalitetsudvikling

Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger

Kategori:

Patienter

Særlige kategorier af personoplysninger (sæt kryds i boksene)

☒  Race eller etnisk oprindelse

☒  Politisk overbevisning

☒  Religiøs overbevisning

☐  Filosofisk overbevisning

☐  Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

☒  Helbredsoplysninger

Ved helbredsoplysninger forstås journaloplysninger vedr. diagnostik, undersøgelse og behandling af patienten, medicin, prøvesvar, tests, billeder, scanningssvar, attester, henvisninger, øvrige helbredsoplysninger indsamlet via korrespondance med dig i forbindelse med e- og videokonsultationer m.v.

☒  Seksuelle forhold eller orientering

☐  Genetiske elle biometriske data til brug for identifikation, f.eks. irisscanning og fingeraftryk som adgangskontrol

☐  Oplysninger om strafbare forhold

☒  Almindelige kategorier af personoplysninger: Stamoplysninger, som f.eks. navn, adresse, evt. e-mailadresse, telefonnr., fødselsdato, og herudover CPR-nummer, køn, familie-relationer og sociale relationer, stilling, arbejdsrelationer og uddannelse. 

Modtagere af personoplysningerne

Af nedenstående fremgår en samlet liste over modtagere (både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere), som patienters personoplysninger overlades eller videregives til, systemer, typer af oplysninger og hjemmel

Formål

Modtager

System (angiv hvis behandling i tredjeland)

Type oplysninger

Rolle og evt. hjemmel til videregivelse:

Patientbehandling

Lægens leverandør af elektronisk journalsystem

EG Clinea

Journalsystem

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Databehandler

Region Syddanmark

Den Nye Henvisningsformidling (DNHF)

Henvisninger, herunder helbredsoplysninger om stamoplysninger på patienten

Databehandler

Trifork A/S

Videokonsultationer og Min Læge App

Henvisninger, herunder helbredsoplysninger om stamoplysninger på patienten

Under-underdatabehandler

(via systemhus)

KiAP

Sundhedsmappen (Digitale Forløbsplaner)

Helbredsoplysninger, stamoplysninger

Underdatabehandler

(via systemhus)

PLSP A/S

Praksisleverandørernes serviceplatform

Min Læge app'en, videokonsultationer

Helbredsoplysninger, stamoplysninger

Underdatabehandler

(Via systemhus)

SynLab

WebReq & WebPatient

Helbredsoplysninger og stamoplysninger ifm. bestilling af laboratorieprøver & opbevaring af borgerens spørgeskemasvar

Databehandler

Andre sundhedsaktører (speciallæger, privathospitaler mv)

Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder)

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig (sundhedslovens § 41)

Offentlige myndigheder (regioner, kommuner)

Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder)

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig (sundhedslovens § 43)

Sundhedsdatastyrelsen

Det Fælles Medicinkort og Det Danske Vaccinationsregister

Medicinoplysninger og vaccinationer

Selvstændig dataansvarlig

(sundhedslovens § 157 og § 157 a)

Medport

Blodprøve svar

-

-

Forskning og kvalitetsudvikling

Kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP)

Databaser for Diabetes, KOL, Astma, Atrieflimren, Hjertesvigt,

Helbredsoplysninger, evt. køn og alder

Selvstændig dataansvarlig

(sundhedslovens § 196)

-

-

-

Administration og indberetninger

Sundhedsdatastyrelsen

Statens elektroniske indberetningssystem (SEI2)

Oplysninger om dødsfald,

Selvstændig dataansvarlig

(Bekendtgørelse nr. 1046 af 20. oktober 2006, jf. sundhedslovens § 190).

Sundhedsdatastyrelsen

Dansk Patient-Sikkerheds-Database (DPSD2)

Utilsigtede hændelser, herunder helbredsoplysninger

Selvstændig dataansvarlig

(Sundhedslovens §§ 198-199)

Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS)

STPS indberetningsløsning

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

(ifm. praksislukning)

Selvstændig dataansvarlig

(journalføringsbekendtgørelsens § 38)

Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS)

STPS indberetningsløsning

Helbredsoplysninger stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

(ved afværgelse af fare, f.eks. ifm. mulig inddragelse af kørekort)

Selvstændig dataansvarlig

(autorisationslovens § 44)

Styrelsen for Patientsikkerhed/Patienterstatningen

Patienterstatningens indberetningsløsning

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig

(sundhedslovens § 43, jf. lov om klage-og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet)

Regioner

Sygesikrings-og afregningssystemet

Ydelsesoplysninger

Selvstændig dataansvarlig

(sundhedslovens § 60 og Overenskomst om almen praksis)

Forsikrings- og pensionsselskaber

SynLab  (It-leverandør)

Helbredsoplysninger og attester

Selvstændig dataansvarlig

(sundhedslovens § 43)

Politi og domstole

N/A

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig

(enten ved samtykke, sundhedslovens §§ 43, 179 eller retsplejeloven)

Sociale myndigheder (fx kommune og Udbetaling Danmark)

EG Kommuneinformation A/S

Helbredsoplysninger og attester, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig

(ved samtykke fra patienten eller efter retningslinjer i det socialt lægelige samarbejde)

Arbejdsmarkedets Erhvervssikring

Virk.dk (e-blanket)

Helbredsoplysninger, stamoplysninger og øvrige personoplysninger, der indgår i journalen

Selvstændig dataansvarlig

(arbejdsskadesikringsloven § 34)

Lægemiddelstyrelsen

Lægemiddelstyrelsens e-blanket

Bivirkninger ved medicin og vaccinationer

Selvstændig dataansvarlig

(bekendtgørelse vedr. indberetning af bivirkninger ved lægemidler §§ 4-5)

-

-

-

Netværkskommunikation

MedCom

Sundhedsdatanet

Helbredsoplysninger

Underdatabehandler

(Via systemhus)

VANS-leverandører

VANS-net

Helbredsoplysninger

Underdatabehandler

(Via systemhus)

Viptel/IPNetcom

-

Alle kategorier af personoplysninger

Selvstændigt dataansvarlig

Sletning af personoplysninger

Forventede tidsfrister for sletning

Personoplysninger indeholdt i patientjournaler, herunder stamoplysninger, CPR-nummer, helbredsoplysninger og øvrige personoplysninger, der måtte være indeholdt i journalen.

Oplysningerne slettes i overensstemmelse med lovgivningens krav, se journalføringsbekendtgørelsens kap. 4 (Bekendtgørelse nr. 1225/2021). Som reglerne er nu, skal helbredsoplysninger indeholdt i en patientjournal opbevares mindst 10 år, billeddiagnostik dog 5 år. Oplysninger kan i visse tilfælde opbevares i længere tid, f.eks. hvis der verserer en klage- eller erstatningssag.

Behandlingen af personoplysninger

Behandlingens betegnelse

Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger om jobansøgere samt tidligere og nuværende medarbejdere

Overordnede formål med behandlingen

Formålene med behandlingen er gennemførelse af rekrutteringsprocessen for så vidt angår jobansøgere, herunder vurdering af ansøgerens faglige og personlige kvalifikationer samt efterfølgende dokumentation.

For nuværende medarbejdere behandler vi personoplysninger i den løbende personaleadministration og til dokumentationsformål.

For tidligere medarbejdere behandler vi personoplysninger til dokumentationsformål, herunder i tilfælde af eventuelle retskrav eller tvister, der måtte opstå efter ansættelsesforholdet.

Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger

Kategori:

Jobansøgere

Særlige kategorier af personoplysninger

☐  Race eller etnisk oprindelse

☐  Politisk overbevisning

☐  Religiøs overbevisning

☐  Filosofisk overbevisning

☐  Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

☐  Helbredsoplysninger

☐  Seksuelle forhold eller orientering

☐  Genetiske elle biometriske data til brug for identifikation, f.eks. irisscanning og fingeraftryk som adgangskontrol

☐  Oplysninger om strafbare forhold

☒  Almindelige kategorier af personoplysninger: Navn, adresse, evt. e-mailadresse, telefonnr., fødselsdato, CPR-nummer, køn, referencer fra tidligere arbejdsgivere, CV, familie-relationer og sociale relationer, stilling, arbejdsrelationer og uddannelse. 

Kategori:

Nuværende medarbejdere

Tidligere medarbejdere (dokumentationsformål)

Særlige kategorier af personoplysninger

☐  Race eller etnisk oprindelse

☐  Politisk overbevisning

☐  Religiøs overbevisning

☐  Filosofisk overbevisning

☐  Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

☐  Helbredsoplysninger

☐  Seksuelle forhold eller orientering

☐  Genetiske elle biometriske data til brug for identifikation, f.eks. irisscanning og fingeraftryk som adgangskontrol

☐  Oplysninger om strafbare forhold

☒  Almindelige kategorier af personoplysninger: Navn, adresse, e-mailadresse, tlf. nr., CPR-nummer, jobansøgning, , personlighedstest,  medarbejder-ID, ansættelseskontrakt, lønreguleringer, tillæg til kontrakter, bonusaftaler, løn- og skatteoplysninger, bankkontooplysninger, a-kasseforhold, tro- og love ved sygefravær, årlige evalueringer af medarbejdere, referat af årlige samtaler (MUS), kopi af pas ifm. med rejser inkl. pasnummer og CPR-nummer, gennemført uddannelse og kursusdeltagelse, logning af IT-, internet- og e-mailbrug og alarmsystemer, portrætfotos på hjemmesiden, civil status, oplysninger om pårørende og familieforhold, advarsler og opsigelser og baggrund herfor, oplysninger vedr. eventuelle tvister, arbejdstidsregistrering, oplysninger om brug af den elektroniske nøglebrik/adgangskort, herunder brugerens initialer, sted og tidspunkt (komme- og gåtider). Øvrige oplysninger fra ansøgningsproces.

Modtagere af personoplysningerne

Af nedenstående fremgår en samlet liste over modtagere (både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere), som personoplysningerne overlades eller videregives til, systemer, typer af oplysninger og hjemmel

Formål

Modtager

System (angiv hvis behandling i tredjeland)

Type oplysninger

Rolle og evt. hjemmel til videregivelse:

Personaleadministration/klinikadministration (nuværende medarbejdere)

Lægens leverandør af lønsystem

Visma DataLøn

Lønsystem

Oplysninger om løn

Databehandler

Lægens leverandør af system til klinikadministration

E-conomics

Administrationssystem

HR-oplysninger inkl. CPR-nummer

Databehandler

Offentlige myndigheder, f.eks. kommunen

F.eks. MitVirk/NemRefusion

Ansøgning om sygedagpenge, barsel mv.

Selvstændig dataansvarlig

(Sygedagpengeloven, overenskomster mv.)

Skattestyrelsen

MitVirk

Skatteoplysninger, CPR-nummer, evt. øvrige oplysninger

Selvstændig dataansvarlig

(indkomstregisterloven)

Pensions- og forsikringsselskaber

N/A

Stamoplysninger, indkomstforhold, skatteoplysninger

Selvstændig dataansvarlig

(opfyldelse af kontrakt eller skatteindberetningsloven)

Regionen

Praksis- og afregningsportalen (sundhed.dk)

Praksisdeklarationer og tilmelding til yderregisteret

Selvstændig dataansvarlig Persondataforordningens artikel 6, 1b og 1e om behandling mhp. opfyldelse af kontrakt og samfundsmæssig interesse

Rejseselskaber mv. 

N/A

Stamoplysninger, pasoplysninger mv.

Selvstændig dataansvarlig

(legitim interesse)

Revisor, advokater og andre rådgivninger ifm. rådgivning og/eller tvister (evt. også for tidligere medarbejdere)

N/A

Oplysninger om HR, løn og skat mv.

Selvstændig dataansvarlig

(retskrav)

NETS

NETS NemID portal og/eller MitID

(Medarbejdersignatur)

CPR-nummer

Selvstændig dataansvarlig

(samtykke)

-

-

-

Sletning af personoplysninger

Jobansøgninger

6 måneder efter afslag eller besættelse af stillingen, medmindre ansøgeren giver samtykke til længere opbevaring

Ansættelseskontrakter, efteruddannelse, lønadministration, skatteindberetninger

5 år fra ophør af ansættelsesforhold eller længere tid, hvis det er konkret nødvendigt, f.eks. ifm. en tvist.

Lønadministration, ferieoplysninger, CPR-nummer og skatteindberetninger

5 fra ophør af det løbende regnskabsår, jf. opbevaringsperioderne i bogføringsloven

Arbejdsskader

Konkret vurdering af sletteregel efter fristerne i forældelseslovgivningen

Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Klinikkens systemhus (og evt. andre databehandlere) har i en databehandleraftale forpligtet sig til at sikre, at der træffes de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Kommunikation af personoplysninger skal ske over sikre forbindelser. Personoplysninger, der overføres eller opbevares uden for et lukket netværk kontrolleret af systemhuset, skal beskyttes med kryptering.  Hvor det er passende og hensigtsmæssigt henset til oplysningernes karakter, skal oplysningerne desuden pseudonomiseres.

Adgangskontroller og –begrænsninger skal indføres i passende omfang. Fysisk materiale, der indeholder personoplysninger, opbevares aflåst.

Databehandlere skal sørge for løbende sikkerhedskopiering af personoplysningerne, hvis der er indgået aftale herom. Hvis systemhuset ikke foretager backup, skal der indgås aftale herom med en anden leverandør.  Kopierne skal opbevares adskilt og forsvarligt og på en måde som sikrer mulighed for at oplysningerne kan genskabes.

Systemhuset har som led i databehandleraftalen forpligtet sig til én gang årligt at afgive en erklæring til klinikken (den dataansvarlige), der dokumenterer, at databehandleren handler i overensstemmelse med gældende persondataret. Erklæringen baseres på ISAE 3000, 3402 eller tilsvarende. Erklæringen skal være underskrevet af en kvalificeret, uvildig instans, f.eks. databehandlerens revisor.